Työelämän muutoksentekijät

Työelämän muutoksentekijät -blogissa julkaistaan Työelämä 2020 -hankkeessa mukana olevien työelämän kehittäjien asiantuntijakirjoituksia työelämän uudistamisesta. Kirjoittajat vastaavat itse kirjoituksiensa sisällöistä.
13.12.2018 11.22

Matalahierarkkisuudesta kilpailuetu: 5 vinkkiä itseohjautuvuuden lisäämiseen

Työelämä 2020 -hankkeen suomalaisen johtamisen projekti saa jatkoa kolmen työpajan muodossa. Toinen työpaja käsitteli matalahierarkkisuutta kilpailuetuna.

Työelämä 2020 -hankkeen suomalaisen johtamisen projekti saa jatkoa kolmen työpajan muodossa. Toinen työpaja käsitteli matalahierarkkisuutta kilpailuetuna.

Työpajoissa käsitellään vuorollaan keskustelukulttuuria, matalahierarkkisuutta ja rohkeampaa ajattelua. Teemat perustuvat keväällä julkaistuun raporttiin suomalaisen johtajuuden nykytilasta ja tulevaisuudesta. Työpajat fasilitoi Filosofian Akatemia.

Toinen työpaja järjestettiin 4.12.2018. Teemaa oli työstämässä yhteensä reilu 25 yritysjohtajaa ja työelämän asiantuntijaa. Työpajan alussa saimme kuulla, miten itseohjautuvuutta on lähdetty vahvistamaan Järvenpään kaupungin kotihoidossa, ja miten se tukee kotihoidon tavoitteita. Sen jälkeen osallistujat pohtivat yhdessä, millainen itseohjautuvuus tukee erilaisten kilpailuetujen saavuttamista.

Järvenpään kaupungin kotihoidon tarina

Järvenpään kaupungin kotihoito on yksi itseohjautuvuuden edelläkävijöistä Suomen julkisella sektorilla. Vuodesta 2017 lähtien kotihoidossa on alettu vahvistamaan itseohjautuvuutta asteittain, ja nykyään tiimit toimivat jo hyvin itseohjautuvasti. Järvenpään kaupungin kotihoidon matkasta kertoi koti- ja erityisasumisen johtaja Johanna Sinkkonen.

Idea lähti toimintaympäristön muutoksista, mm. palvelutarpeen kasvusta, kestävyysvajeesta sekä työelämän ja johtajuuden yleisestä muutoksesta. Myös sosiaali- ja terveyspalvelujen sisäisiä asioita oli ratkaistava, joten oli pohdittava mm. palvelujen saatavuutta, asiakastarpeiden kirjoa, palvelun laatua, osaavan henkilöstön saatavuutta, työn mielekkyyttä sekä Järvenpään kaupungin mainetta työnantajana. Itseohjautuvuus vaikutti kiinnostavalta lähestymistavalta näiden asioiden ratkaisemiseen.

Nykyään kotihoidon tiimit vastaavat itse työn keskeisistä asioista, kuten asiakastyön suunnittelusta ja organisoinnista, resurssien kohdentamisesta, palvelujen laadusta, työhyvinvointitoiminnasta, sekä muista yleisistä tiimin asioista kuten lomista, rekrytoinneista, osaamisen kehittämisestä jne.

Itseohjautuvuuden vahvistamisen jälkeen oman työn suunnittelu on parantunut tiimeissä, vastuu on jakautunut osaamisen ja kiinnostuksen mukaan, työn kehittäminen on noussut uudelle tasolle ja aidoksi osaksi työtä. Myös lähestymistapa työhön on muuttunut. Kotihoidon työntekijät lähestyvät ongelmia ratkaisukeskeisesti, suunnitelmallisesti ja lopputulosta arvioiden. Myös sairaspoissaolot ovat vähentyneet syksyn aikana huomattavasti.

Tiimien sisällä luottamus on vahvistunut ja yhteisvastuullisuus on lisääntynyt. Työilmapiiri on hyvä ja työntekijät raportoivat kokevansa työnsä mielekkäämmäksi. Tietoa ja osaamista jaetaan aiempaa enemmän ja ihmiset kehittävät myös itsenäisesti omia kykyjään ja taitojaan. Nykyään Järvenpään kaupungin kotihoidossa mietitään jokaisessa asiassa, kuinka lähellä asiakasta siitä voidaan päättää ja pyritään poistamaan esteitä toimijuudelle, kuten turhia sääntöjä ja vanhanaikaisia johtamiskäytänteitä.

Menestyksekkäästä lopputuloksesta huolimatta muutos ei ollut täysin mutkaton. Välillä kuljettiin askel taaksepäin ja kaksi eteenpäin, ja joskus tuntui siltä, että kehitystä ei tapahtunut ollenkaan. Yksi tärkeimmistä opeista matkan varrelta oli, että muutokselle on annettava aikaa. Tärkeäksi asiaksi koettiin myös, että muutoksen on oltava läpinäkyvää ja rehellistä. Alussa tehtiin kaikille selväksi, että kenenkään työpaikka ei häviä eikä palkkoihin kajota, vaikka työnkuvia muutetaan. Ratkaisevassa asemassa ovat myös esimiehet. Heidän on opittava johtamaan sisällön sijasta muotoa ja otettava valmentavampaa roolia esimiestyössään. Heidän tärkein tehtävänsä on tukea itseohjautuvuutta opettelevia työntekijöitä, samalla kun he itsekin oppivat uutta lähestymistapaa johtamiseen – eli heillä ei ole mikään helppo tehtävä.

Itseohjautuvuudesta kilpailuetu

Itseohjautuvuuden vahvistaminen Järvenpään kaupungilla on siis kannattanut, mutta onko se aina järkevää?

Itseohjautuvuutta ilmenee monissa eri muodoissa. Yksinkertaisimmillaan otetaan aivot ja sydän mukaan työhön, mutta toisaalta se voi tarkoittaa myös sitä, että yhteisö päättää yhdessä organisaation asioista ja vaikuttaa suunnan muodostamiseen.

Jos valtaa ja vastuuta on hajautettu radikaalisti, pystyy organisaatio reagoimaan ketterästi toimintaympäristöönsä. Toisaalta, vaikka joillekin organisaatiolle radikaali uusiutumiskyvkkyys on olennaista, toisille on tärkeämpää, että perustehtävät suoritetaan, mutta on hieman liikkumatilaa.

On siis vahvistettava sellaista itseohjautuvuutta, joka tukee juuri oman organisaation tarpeita ja tavoitteiden saavuttamista.

Itseohjautuvuuden muoto määrittyy työn luonteen mukaan. Mitä parempi lopputulos saadaan määrittelemällä "tuotantoprosessi" ("tuotanto" voi koskea ajatustyötä, palveluita tai konkreettisia tuotteita) ennalta, sitä kapeampi on itseohjautuvuuden sfääri. Pitkälle säädellyssä tuotantoprosessissa itseohjautuvuus liittyykin tyypillisesti työn jatkuvaan parantamiseen ja asiakaskokemuksen kehittämiseen esimerkiksi koordinoimalla työtä lähempänä asiakasrajapintaa.

Sen sijaan, mitä useammalla tavalla "tuotanto" voidaan toteuttaa, sitä laajemmaksi itseohjautuvuuden sfäärin tulee kasvaa, jotta siitä saadaan aitoa kilpailuetua. Liikkumatilan kasvaessa ja ennalta määritettävyyden vähentyessä työntekijöiden pitäisi päästä itseohjautuvasti kehittämään asiakkaille tarjottavia palveluita sekä niihin liittyviä prosesseja.

Luontevaa tällaisessa kontekstissa on myös antaa ihmisten itse määrittää tarvitsemaansa uutta osaamista ja hankkia sitä oma-aloitteisesti. Kehitystyön tavoitteet asetetaan itsenäisesti, ja niiden toteutumista seurataan itsenäisesti. Ihmiset myös hakeutuvat yhteistyöhön organisaation sisällä sen mukaan, miten näkevät kehitystyönsä sitä kaipaavan. Tästä ei enää ole pitkä matka tilanteeseen, jossa ihmiset liikkuvat myös oman organisaationsa ulkopuolella erilaisissa verkostoissa paitsi hankkimassa tarvittavaa ymmärrystä ja osaamista oman organisaationsa tuotekehitykseen, mutta myös luomassa yhteisiä tuotteita ja palveluita verkoston ja/tai ekosysteemin muiden jäsenten kanssa.

Työpajassa nostettiin myös esille, että ei ole tarpeen vetää tarkkoja rajaviivoja tuotannon työntekijöiden ja ”asiantuntijatyötä” tekevien välille, kuten usein tehdään, kun keskustellaan siitä, millaiseen työhön itseohjautuvuus parhaiten sopii. Pienemmässä tuotantopajassa voi olla hyvinkin luontevaa, että tuotannon tekijät myös kehittävät tuotteitaan, ja saattavat jopa ideoida yhteistuotteita viereisen firman työntekijöiden kanssa, hankkivat kaipaamaansa uutta osaamista ja kutsuvat myynnin paikalle miettimään myyntiargumentteja ja markkinaa.

Suuremmissa firmoissa nämä tehtävät on yleensä erotettu, mutta tällainen toimintatapa on siis vain toimintatapa eikä mikään välttämättömyys. Samaan aikaan on paljon työtä, jota virheellisesti kutsutaan asiantuntijatyöksi, koska sitä tehdään toimistoissa tietokoneella, mutta joka tosiasiassa on varsin prosessoitua. Hyvään tulokseen johtava prosessi on tällöin ennalta määritettävissä, eikä kilpailuetua tosiasiassa synny (tai sitä voidaan jopa menettää), kun pakkaa hajotetaan ja itseohjautuvuuden sfääriä kasvatetaan turhaan.

Näistä oivalluksista työpajassa kiteytyi 5 vinkkiä itseohjautuvuuden lisäämiseen:

  1. Määritä, mikä teille tuo kilpailuetua ja minkä muotoista itseohjautuvuutta tuon kilpailuedun saavuttaminen edellyttää.
  2. Toista arvoja, teidän tapaa tehdä, tarinaa ja tavoitetilaa. Vahvista draivia ja työn merkityksellisyyden kokemusta. Kulttuuri vaatii jatkuvaa roihuttelua.
  3. Unohda itsenäisyys ja ihmisten "itseohjautuvuuskyvykkyys" ja keskity yhteisöohjautuvuuteen ja toimintaa ohjaaviin rakenteisiin.
  4. Jaa tietoa, opeta kaikki näkemään asiat helikopteriperspektiivistä. Luota ihmisiin.
  5. Ole läsnä. Tue jokaista yksilöä ja jokaista tiimiä heidän uniikilla matkallaan.

Nick Ahleskog

Kirjoittaja työskentelee Filosofian Akatemialla ja on mukana fasilitoimassa työpajoja.

Seuraava työpaja:

17.1.2019 - Isompi ja rohkeampi ajattelu

Toimitko johtajana tai johtamisen tutkijana ja koet, että sinulla olisi annettavaa työpajoihin? Kerro taustastasi ja kysy vapaita paikkoja hankekoordinaattori Inka Venetvaaralta. (etunimi.sukunimi@tem.fi) 

Lisää blogeja aiheesta:

Nick Ahleskog - Miksi keskustelukulttuuri on tärkeää ja miten sitä voi parantaa?

Suomalaisen johtamisen keskustelunavaus - Margita Klemetti, Työelämä 2020 -hankejohtaja

Leikin peruspilareista eväät tulevaisuuden johtamiseen? - Johanna Ikäheimo, Lappset Group Oyj



Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi